E-Mail-Archivierung in Deutschland: Pflicht
E-Mails gehören in Unternehmen mittlerweile zu den wichtigsten Kommunikationsmitteln – sowohl im Alltag als auch im geschäftskritischen Bereich. Gleichzeitig bergen sie aber auch rechtliche Verpflichtungen. In Deutschland gelten klare gesetzliche Vorgaben, die eine revisionssichere Archivierung geschäftlicher E-Mails zwingend vorschreiben.
Gesetzliche Pflicht zur E-Mail-Archivierung
Nach Handels- und Steuerrecht sind Unternehmen in Deutschland verpflichtet, sämtliche geschäftsrelevanten E-Mails für mindestens sechs bis zehn Jahre aufzubewahren. Grundlage bilden insbesondere:
HGB (Handelsgesetzbuch)
AO (Abgabenordnung)
GoBD (Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form)
Das bedeutet konkret: Jede E-Mail, die geschäftsrelevant ist (z. B. Angebote, Rechnungen, Verträge, Absprachen), muss vollständig, unveränderbar und jederzeit auffindbar archiviert werden. Ein einfaches Abspeichern im Postfach oder lokale Backups reichen den rechtlichen Anforderungen nicht aus.
Datenschutz und DSGVO
Neben den steuerlichen Vorgaben müssen Unternehmen auch die Anforderungen der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) im Blick behalten. Hierbei geht es u. a. darum, dass personenbezogene Daten geschützt, nur im notwendigen Umfang gespeichert und auf Anfrage fristgerecht gelöscht werden können. Eine professionelle E-Mail-Archivierungslösung berücksichtigt daher sowohl steuerliche als auch datenschutzrechtliche Vorgaben.
Die Lösung: E-Mail-Archivierung mit NetMaster
Unternehmen stehen vor der Herausforderung, einerseits rechtssicher und GoBD-konform zu archivieren und andererseits die Kosten im Blick zu behalten. Genau hier setzt NetMaster an:
Rechtssichere Archivierung nach HGB, AO und GoBD
DSGVO-konform dank strenger Datenschutzstandards und sicherer Speicherung
Cloudbasiert: keine eigene Hardware notwendig, einfache Integration in bestehende E-Mail-Systeme
Kostengünstig und effizient: flexible Tarife, die sich an den Bedürfnissen kleiner und mittelständischer Unternehmen orientieren
Zukunftssicher: jederzeit erweiterbar, unkompliziert im täglichen Betrieb.
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